Datenbasierte Zusammenarbeit und einfachere Entscheidungen durch ein neues Financial Reporting Tool

Gruner + Jahr ist ein führendes deutsches Medien- und Verlagsunternehmen mit Sitz in Hamburg. Gegründet 1965, steht G+J für hochwertige Inhalte und ein breites Portfolio aus Magazinen, digitalen Plattformen und Corporate Publishing. Zu den bekanntesten Marken gehören Stern, Geo und Brigitte. Mit einem Fokus auf Innovation und Nachhaltigkeit prägt das Unternehmen die Medienlandschaft in Deutschland und international.

Die Herausforderung: Controlling und Fachbereiche sollen eine neue Form des Zusammenwirkens bei der Analyse von Finanzdaten etablieren und leben. Der damit verbundene Change Prozess ist neben der sehr userzentrierten Herangehensweise beim Design der neuen Berichte die Herausforderung im Projekt. Schließlich müssen tabellenbasierte, statische Datentabellen durch interaktive Analysen ersetzt und der auf Daten basierende, konstruktive Dialog zwischen den verschiedenen Akteuren schnell adaptiert werden. Die Idee: Die Fachbereiche sollen mithilfe moderner, visueller Berichte schneller auf kritische Entwicklungen aufmerksam werden und ohne Systembruch die jährliche Budgetplanung durchführen. Die Controller:innen nehmen gleichzeitig eine neue Rolle ein und sollen als interne Berater:innen gegenüber den Fachbereichen auftreten. Das neue Analysesystem soll die vorher aufwendigen Datenaufbereitungen automatisieren und die Aufmerksamkeit gezielt auf kritische Entwicklungen und Ursachen dieser lenken.

Die knifflige Aufgabe liegt darin, komplexe Finanzdaten auf die wesentlichen Kennzahlen zu beschränken und diese verständlich zu präsentieren – auch denjenigen, die nicht so zahlenaffin sind, wie die Controller:innen. Die Lösung muss folglich ein attraktives Angebot machen, welches die Vorzüge gegenüber statischen PDFs bei weitem übertrifft und gleichzeitig flexibel genug ist, um sich ständig verändernden Marktbedingungen anzupassen

Gemeinsam mit den Anwender:innen von G+J entwickeln wir eine neue Vision, Mission sowie Ziele für den Einsatz von Business Intelligence im Unternehmen. Diese bilden die Basis für die Projektschritte, die ausgehend von einem Ziel-Designkonzept für das Reporting auch die Auswahl des passenden BI-Tools und die spätere Implementierung sowie den Go-Live-Prozess beinhaltet. Basierend auf den International Business Communication Standards (IBCS) werden Dashboards, Berichte und Planungsmasken konzipiert und eine smarte Benutzerführung erdacht. Anforderungen wie ein modernes User Interface, lesbare Datenvisualisierungen, Budgetplanungen ohne Systembruch und eine hohe Datenqualität bilden die Grundlage für die anschließende Toolauswahl.

Die Implementierung erfolgt anschließend mit SAP Analytics Cloud und schafft damit eine Plattform für die kollaborative Budgetplanung, Risikobewertung und Erkenntnisdokumentation. Das Projekt erreicht Ende 2023 das Ziel, alle Controller:innen und Fachbereichs-Anwender:innen auf die userorientierte Plattform für das Financial Controlling zu bringen und den gewünschten Dialog anzustoßen. Auch die Planung läuft ab nun innerhalb desselben Tools integriert ab. Von der BI Strategy Map über Design- und Prototyping-Workshops bis hin zur Implementierung – vom ersten Zuhören bis zum letzten Schritt der Umsetzung sind wir unterstützend dabei.

„Unsere Controller und Fachbereiche sollen datengestützt planen, Entscheidungen treffen und schnell auf kritische Entwicklungen aufmerksam werden. Mit Unterstützung von Blueforte entwickeln wir daher moderne, nutzerzentrierte Dashboards und Planungsmasken, die genau das ermöglichen. Dank des einheitlichen User Interfaces, sinnvoll ausgewählter Inhalte und leicht verständlicher Visualisierungen sind die Mehrwerte für alle Anwender:innen sofort spürbar.“